Positief Evalueren

Na een sprint of een (deel)project is het nuttig om de geleerde lessen te formuleren en te vertalen naar concrete acties die je persoonlijk of als team kunt oppakken. In deze blog beschrijf ik een evaluatie aanpak, die je stimuleert om te kijken naar het resultaat en geleerde lessen te concretiseren naar uitvoerbare acties.

De evaluatie kent een aantal regels:

  • De anderen vragen alleen om verduidelijking als ze jouw opmerking niet snappen. Je gaat geen discussie aan; het is jouw evaluatie, dit heb jij zo ervaren.
  • Je draagt alleen punten die niet zo goed gingen aan, nadat je aangegeven hebt wat je vond dat er goed ging!
  • Vervolgstappen worden vertaald naar concreet gedrag wat je kunt zien en ervaren. Zo kunnen teamleden elkaar stimuleren en motiveren om het geleerde in praktijk te brengen.

Benodigdheden : flip over, post-its, stiften.

Voorbereiding : Pak een leeg flipovervel. Zet een horizontale lijn op 3/4 van het flipovervel. Verdeel het bovenste deel verticaal in tweeën. Zet nu in de linker kolom Wat Ging Goed (WGG), in de rechterkolom Wat Ging Nog Niet Zo Goed (WGNNZG). Onder de horizontaal streep zet je Vervolg Stappen (VS).

Stap 1 : Ieder schrijft op post-its (1 per briefje) de punten voor WGG, WGNZG. Neem hier 3 minuten voor. Om de beurt benoemt ieder zijn/haar evaluatie-punten en plakt deze in de betreffende kolom. Eventueel verduidelijkende vragen, geen discussie.
Groepeer de opmerkingen.

Positief betrokken evalueren

Stap 2 : Ieder bekijkt de evaluatie en formuleert een actie die óf het team stimuleert iets dat goed ging te blijven doen / verstevigen óf het team stimuleert iets dat nog niet zo goed ging te verbeteren. Schrijf op een post-it. Om de beurt deelt ieder zijn actie en plakt deze in het VS vlak.

Stap 3 : Er zijn nu verschillende acties gedefinieerd. Is het haalbaar om deze allemaal in de volgende sprint op te pakken? Of is het beter om deze sprint één geleerde les aan te pakken?

Ga eerst in gesprek over de volgende sprint. Waar ligt de nadruk op en welke lessen kunnen we oppakken. Ook kun je gebruik maken van dot-voting*) om te bepalen welke acties opgepakt gaan worden. Je laat dan ieder 2-3 stippen zetten bij de actie(s) waar de energie naar uitgaat of bij wat het belangrijkste is om aan te pakken.

Stap 4: Nu je weet wat je de volgende sprint anders wilt doen, is het goed om heel concreet te definiëren wat je dan doet. Laat ieder voor zich de actie persoonlijk formuleren. Dit kun je uitbreiden met een hulpvraag – hoe kunnen de anderen helpen? Vraag iedereen de persoonlijke actie uit te spreken.
Het hardop uitspreken van de voorgenomen actie met ‘getuigen’ geeft de voorgenomen actie betekenis en de focus voor de actie-houder.

Tenslotte : Spreek met elkaar af hoe je een reflectie op de uitvoering van de acties in jullie manier van werken verwerkt, bijvoorbeeld een flip-over met de voorgenomen acties onderdeel maken van jullie daily stand-up.
Sluit af met het formuleren van jullie Definition of Done voor deze acties: hoe kun je weten en meten dat je klaar bent? 

*) dot-voting wordt veel gebruikt in Agile organisaties tijdens brainstorms of open space sessies. Na een eerste inventarisatie (post-it’s op een flap) mag ieder 3-5 stippen zetten bij de onderwerpen die het meeste aanspreken, of het meest belangrijk zijn, of het meest overgeslagen worden of <dat wat je wilt onderzoeken> . Als alle stippen gezet zijn, tel je de aantallen en het onderwerp met de meeste stippen krijgt de meeste aandacht en zo verder.